01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Architektur- und Ingenieurbüros steckt viel Zeit in der Arbeit rund ums Planen: Projektpost, Planstände, Protokolle, Recherchen und Angebote. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht beim Entwurf, sondern bei allem, was ihn begleitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Büros bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Projektpost verteilt sich auf drei Postfächer“
- „Welcher Planstand ging wann an wen?“
- „Das Protokoll der Baubesprechung liegt bis Freitag“
- „Das Wissen aus alten Projekten liegt im Archiv vergraben“
- „Für jede Honoraranfrage fängst du wieder bei null an“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Büro.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Projektpost zuordnen
Jede E-Mail, jeder Plan und jedes Schreiben landet im richtigen Projekt – mit Fristen und Aufgaben.
AuslöserNeue E-Mail im Büro- oder ProjektpostfachErgebnisAbgelegt, Fristen eingetragen, Projektleitung informiert1Der Prozess
- 1Eingang lesen
- 2Projekt zuordnen
- 3Ablegen
- 4Fristen erkennen
- 5Informieren
2Das Agenten-Team
- Post-Agentliest jede Nachricht und erkennt, worum es geht
- Projekt-Agentkennt Projekte, Nummern und Beteiligte
- Ablage-Agentbenennt Dateien und legt sie nach eurer Struktur ab
- Fristen-Agenterkennt Termine und Fristen, legt Aufgaben an
- Projektleitungbekommt eine Tageszusammenfassung und nur die Ausnahmen
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Suchen nach Projektpost mehr
- Fristen gehen nicht unter
- Einheitliche Ablage im ganzen Büro
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Planversand und Planliste
Neuer Planstand? Das Team prüft Index und Verteiler, schreibt das Anschreiben und führt die Planliste – du gibst nur noch frei.
AuslöserPlan im Projektordner als „freigegeben“ markiertErgebnisPlan verschickt, Planliste aktuell, Versand dokumentiert1Der Prozess
- 1Planstand prüfen
- 2Verteiler bestimmen
- 3Anschreiben
- 4Freigeben
- 5Versenden
- 6Dokumentieren
2Das Agenten-Team
- Planprüf-Agentprüft Planindex, Datum und Plankopf
- Verteiler-Agentweiß, wer welchen Plan in welcher Form bekommt
- Text-Agentschreibt das Anschreiben mit den Änderungen
- Doku-Agentführt Planliste und Versandnachweis
- Projektleitunggibt jeden Versand frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Alle wissen, welcher Planstand gilt
- Kein Versand an den falschen Verteiler
- Planliste ohne Nacharbeit
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Protokoll der Baubesprechung
Aus Notizen oder Mitschnitt wird ein sauberes Protokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen – und offene Punkte werden nachgehalten.
AuslöserNotizen oder Mitschnitt der Besprechung hochgeladenErgebnisProtokoll verschickt, offene Punkte im Blick1Der Prozess
- 1Einlesen
- 2Strukturieren
- 3Protokoll schreiben
- 4Freigeben
- 5Verteilen
- 6Nachhalten
2Das Agenten-Team
- Mitschrift-Agentmacht aus Audio oder Stichpunkten einen Text
- Struktur-Agenterkennt Beschlüsse, Aufgaben und Fristen
- Protokoll-Agentschreibt das Protokoll nach eurer Vorlage
- Nachhalte-Agenterinnert rechtzeitig an offene Punkte
- Projektleitungprüft das Protokoll und gibt es frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Protokoll kann noch am selben Tag raus
- Jede Aufgabe hat Namen und Frist
- Offene Punkte gehen nicht verloren
Besprechungen nur aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben.
Use-Case 4 · Ziel: Assistent
Normen- und Vorschriften-Recherche
Fragen zu Bauordnung, Bebauungsplan oder Normen: Das Team sucht die Fundstellen und fasst sie mit Quelle zusammen – du entscheidest.
AuslöserFrage aus dem Projekt, z. B. „Welche Abstandsflächen gelten hier?“ErgebnisKurze Antwort mit Fundstellen, im Projekt dokumentiert1Der Prozess
- 1Frage klären
- 2Quellen suchen
- 3Zusammenfassen
- 4Prüfen
- 5Entscheiden
- 6Dokumentieren
2Das Agenten-Team
- Klärungs-Agentfragt nach Bundesland, Gebäudeklasse und Projekt
- Recherche-Agentdurchsucht Vorschriften und eure Wissensbasis
- Text-Agentfasst Fundstellen verständlich zusammen
- Prüf-Agentprüft Quellen, Fassung und Aktualität
- Fachverantwortlichebewerten die Fundstellen und entscheiden
3Orchestrierung
Was es bringt
- Antworten mit Fundstelle statt aus dem Gedächtnis
- Wissen aus alten Projekten wird nutzbar
- Weniger Unterbrechungen für die Erfahrenen im Team
Normen nur aus lizenzierten Quellen nutzen. Die fachliche Verantwortung bleibt bei dir.
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Honorarangebot vorbereiten
Aus einer Anfrage wird ein Angebotsentwurf mit Leistungsbild und Honorargrundlage – auf Basis eurer Vergleichsprojekte.
AuslöserAnfrage eines Bauherrn oder eine AusschreibungErgebnisAngebotsentwurf zur Freigabe, Nachfassen geplant1Der Prozess
- 1Anfrage auswerten
- 2Vergleichen
- 3Kalkulieren
- 4Angebot schreiben
- 5Freigeben
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Projektart, Größe und gewünschte Leistungen aus
- Archiv-Agentfindet vergleichbare Projekte und Angebote
- Kalkulations-Agentbereitet die Honorarberechnung vor
- Text-Agentschreibt Angebot und Anschreiben
- Nachfass-Agentmeldet sich, wenn keine Antwort kommt
- Inhaber oder Partnerprüfen das Honorar und geben frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller von der Anfrage zum Angebot
- Kalkulation auf Basis echter Vergleichsprojekte
- Kein Angebot bleibt ohne Nachfassen
Die Honorarvereinbarung verantwortest du. Die Agenten bereiten nur vor.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch die Projektarbeit: Wo geht Zeit für Post, Pläne, Protokolle, Recherche und Angebote drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Projektpost zuordnen. Der Prozess ist klar, die Daten liegen digital vor, und alle im Büro merken den Unterschied schon in der ersten Woche.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Büro achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Architektur- und Ingenieurbüros – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Entwürfe sind Geschäftsgeheimnis
- Daten von Bauherren
- Fachliche Verantwortung bleibt bei dir
- Normen richtig nutzen
- KI-Kompetenz im Team
- Mitschnitte nur mit Einwilligung
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Architektur- und Ingenieurbüros
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Projektpost zuordnen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Planversand und Planliste4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Protokoll der Baubesprechung4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Normen- und Vorschriften-Recherche4 Agenten · Ziel: Assistent
- Honorarangebot vorbereiten5 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.