01 Ausgangslage
Kennst du das?
Im Großhandel hängt viel am Innendienst: Bestellungen per E-Mail und PDF, Auftragsbestätigungen, Angebote, Preislisten und die Vorbereitung von Kundenbesuchen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht beim Verhandeln, sondern beim Abtippen, Abgleichen und Vorbereiten.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Großhändler bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Die Bestellung kommt als PDF und wird abgetippt“
- „Die Auftragsbestätigung weicht ab, und keiner merkt es“
- „Für ein Angebot suchst du Preis, Rabatt und Bestand zusammen“
- „Jeder Lieferant schickt seine Preisliste in einem anderen Format“
- „Vor dem Kundenbesuch weiß keiner, was gerade offen ist“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deinen Großhandel.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Bestellungen aus Mail und PDF
Bestellungen per E-Mail, PDF oder Fax werden ausgelesen, mit euren Artikelnummern abgeglichen und als Auftrag im ERP angelegt.
AuslöserBestellung per E-Mail, PDF oder FaxErgebnisAuftrag im ERP angelegt, Bestätigung an den Kunden1Der Prozess
- 1Bestellung lesen
- 2Artikel zuordnen
- 3Prüfen
- 4Klären
- 5Anlegen
- 6Bestätigen
2Das Agenten-Team
- Lese-Agentliest Positionen, Mengen und Lieferwunsch aus
- Artikel-Agentübersetzt Kundenartikelnummern in eure Nummern
- Prüf-Agentprüft Preis, Verpackungseinheit und Bestand
- Auftrags-Agentlegt den Auftrag an und schickt die Bestätigung
- Innendienstklärt nur Positionen, die nicht eindeutig sind
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Abtippen von Bestellungen mehr
- Weniger Fehler bei Artikeln und Mengen
- Aufträge sind schneller im System
Use-Case 2 · Ziel: Autopilot
Lieferanten-AB abgleichen
Jede Auftragsbestätigung eines Lieferanten wird mit der Bestellung verglichen. Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin siehst du sofort.
AuslöserAuftragsbestätigung vom Lieferanten eingegangenErgebnisBestellung bestätigt oder Abweichung gemeldet1Der Prozess
- 1AB einlesen
- 2Abgleichen
- 3Folgen prüfen
- 4Bestätigen
- 5Abweichung klären
2Das Agenten-Team
- AB-Agentliest Auftragsbestätigungen in jedem Format
- Abgleich-Agentvergleicht Preis, Menge und Termin mit der Bestellung
- Termin-Agentprüft, welche Kundenaufträge am Termin hängen
- Nachfass-Agentfragt beim Lieferanten nach, wenn etwas fehlt
- Einkaufentscheidet bei Preisabweichungen und Verzug
3Orchestrierung
Was es bringt
- Keine Abweichung rutscht mehr durch
- Verzug ist bekannt, bevor der Kunde fragt
- Einkauf prüft nur noch die Ausnahmen
Weicht eine AB ab, reagiere zügig. Ob du sie annimmst oder widersprichst, entscheidet immer ein Mensch.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Angebote mit Preis und Bestand
Aus einer Kundenanfrage wird ein Angebot mit Kundenpreisen, Verfügbarkeit und Alternativen. Konditionen und Rabatte gibst du frei.
AuslöserKundenanfrage per E-Mail, Telefonnotiz oder AusschreibungErgebnisAngebot zur Freigabe, Nachfassen geplant1Der Prozess
- 1Anfrage auswerten
- 2Preise holen
- 3Bestand prüfen
- 4Angebot schreiben
- 5Freigeben
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Artikel, Mengen und Wunschtermin aus
- Preis-Agentholt Kundenpreis, Staffel und Konditionen
- Bestands-Agentprüft Bestand, Zulauf und Alternativen
- Angebots-Agentschreibt das Angebot nach eurer Vorlage
- Nachfass-Agentmeldet sich, wenn keine Antwort kommt
- Vertriebprüft Preise und Rabatte und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller von der Anfrage zum Angebot
- Richtige Kundenpreise statt Suchen
- Kein Angebot bleibt ohne Nachfassen
Preise, Rabatte und Konditionen gibt immer ein Mensch frei. Die Agenten bereiten nur vor.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Preislisten und neue Artikel
Preislisten und Artikeldaten kommen in jedem Format. Das Team bringt sie in die Struktur deines ERP und zeigt nur die Änderungen.
AuslöserNeue Preisliste oder Artikeldaten vom LieferantenErgebnisÄnderungen geprüft und im ERP, Auffälliges markiert1Der Prozess
- 1Liste einlesen
- 2Änderungen finden
- 3Auffälliges prüfen
- 4Import vorbereiten
- 5Freigeben
- 6Einspielen
2Das Agenten-Team
- Import-Agentliest Excel, PDF und CSV in jedem Aufbau
- Änderungs-Agentzeigt neue, geänderte und entfallene Artikel
- Prüf-Agentmarkiert Preissprünge und fehlende Angaben
- Stammdaten-Agentbereitet den Import im Format deines ERP vor
- Einkaufprüft die Änderungen und gibt den Import frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Abtippen von Preislisten mehr
- Zahlendreher fallen vor dem Import auf
- Neue Artikel sind schneller verkaufsfertig
Einkaufspreise und Konditionen sind Geschäftsgeheimnis: nur in KI-Dienste ohne Training mit deinen Daten.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Kundenbesuch vorbereiten
Vor jedem Termin bekommt der Außendienst eine Seite: Was hat der Kunde zuletzt gekauft, was ist offen, wo hat es gehakt?
AuslöserKundentermin im Kalender, zwei Tage vorherErgebnisBesuchsbriefing auf dem Handy, danach Bericht im CRM1Der Prozess
- 1Termin erkennen
- 2Umsätze ansehen
- 3Offenes sammeln
- 4Briefing
- 5Gespräch führen
- 6Nachbereiten
2Das Agenten-Team
- Termin-Agenterkennt anstehende Besuche im Kalender
- Umsatz-Agentfasst Käufe, Entwicklung und Sortimentslücken zusammen
- Service-Agentsammelt Rückstände, Reklamationen und offene Angebote
- Briefing-Agentschreibt die Vorbereitung und danach den Bericht
- Außendienstführt das Gespräch und entscheidet, was angeboten wird
3Orchestrierung
Was es bringt
- Gut vorbereitet in jedes Gespräch
- Offene Punkte gehen nicht unter
- Besuchsberichte ohne Abendarbeit
Ansprechpartner sind auch im B2B personenbezogen: Notizen sachlich halten, nur Nötiges speichern.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Innendienst durch den Tag: Wo kosten Bestellungen, Bestätigungen, Angebote und Preislisten Zeit?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Bestellungen aus Mail und PDF. Der Ablauf ist klar, die Bestellungen liegen digital vor, und dein Innendienst merkt es schon in der ersten Woche.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Großhandel achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Großhändler – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Konditionen sind Geschäftsgeheimnis
- Klare Rechte im ERP
- Ansprechpartner sind personenbezogen
- Zusagen macht der Mensch
- Artikeldaten prüfen
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Großhändler
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Bestellungen aus Mail und PDF4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Lieferanten-AB abgleichen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Angebote mit Preis und Bestand5 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Preislisten und neue Artikel4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Kundenbesuch vorbereiten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
Guide kostenlos anfordern
Trag deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst einen Bestätigungslink und danach direkt das PDF.
Dein erster KI-Agent – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.