01 Ausgangslage
Kennst du das?
Im Handwerk verdienst du dein Geld beim Kunden – und abends wartet das Büro: Rückrufe, Angebote, Termine, Bestellungen und Rechnungen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht auf der Baustelle, sondern bei allem, was drumherum anfällt.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Handwerksbetriebe bis 50 Mitarbeitende am meisten Büroarbeit abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Anrufe gehen unter, während du auf dem Dach stehst“
- „Der Kunde schickt drei Fotos und will morgen ein Angebot“
- „Wer fährt morgen wohin? Das steht nur in deinem Kopf“
- „Der Monteur ist beim Kunden, aber das Material fehlt“
- „Rechnungen schreibst du am Freitagabend“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deinen Betrieb.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Anfragen und Rückrufe sortieren
Anrufe, Mails und Nachrichten werden erfasst, sortiert und vervollständigt – du bekommst eine Rückrufliste statt Zettelwirtschaft.
AuslöserAnruf auf der Mailbox, E-Mail oder NachrichtErgebnisRückrufliste nach Dringlichkeit, Angaben vollständig1Der Prozess
- 1Annehmen
- 2Anliegen erkennen
- 3Kunde zuordnen
- 4Nachfragen
- 5Rückrufliste
2Das Agenten-Team
- Telefon-Agentnimmt Anrufe an, wenn keiner rangeht, und schreibt mit
- Anfrage-Agenterkennt Anliegen, Gewerk und Dringlichkeit
- Kunden-Agentfindet Bestandskunden und legt neue an
- Nachfrage-Agentfragt fehlende Adresse, Fotos oder Zeitfenster nach
- Inhaber oder Bürobekommt die sortierte Liste und ruft zurück
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Anruf landet mehr auf dem Zettel
- Notfälle erkennst du sofort
- Rückrufe mit allen Angaben auf einen Blick
Sag Anrufenden gleich zu Beginn, dass ein KI-Assistent abnimmt und mitschreibt.
Use-Case 2 · Ziel: Assistent
Angebot aus Kundenfotos
Fotos und Beschreibung vom Kunden werden zu einem Angebotsentwurf aus deinen Positionen – Umfang und Preis legst du fest.
AuslöserAnfrage mit Fotos, z. B. „Bad erneuern“ErgebnisAngebotsentwurf aus deinen Positionen, Nachfassen geplant1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Positionen wählen
- 3Preise holen
- 4Entwurf schreiben
- 5Prüfen und senden
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Foto-Agentbeschreibt, was auf den Fotos zu sehen ist
- Positions-Agentwählt passende Positionen aus deinem Katalog
- Preis-Agentholt aktuelle Materialpreise
- Text-Agentschreibt Angebot und Anschreiben
- Nachfass-Agentmeldet sich, wenn keine Antwort kommt
- Meister oder Inhaberlegt Umfang und Preis fest und schickt das Angebot
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller von der Anfrage zum Angebot
- Keine Position wird vergessen
- Jedes Angebot wird nachgefasst
Fotos ersetzen keine Besichtigung. Umfang, Preise und Gewährleistung verantwortest du.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Termine mit Kunden und Monteuren
Das Team plant Einsätze nach Können und Fahrweg, stimmt Termine mit Kunden ab und schickt Monteuren alle Infos aufs Handy.
AuslöserAuftrag angenommen oder Termin verschobenErgebnisTermin bestätigt, Monteur informiert, Kunde erinnert1Der Prozess
- 1Auftrag prüfen
- 2Einsatz planen
- 3Freigeben
- 4Kunde bestätigt
- 5Monteur briefen
- 6Erinnern
2Das Agenten-Team
- Planungs-Agentschlägt Monteur und Termin nach Können und Weg vor
- Termin-Agentstimmt den Termin mit dem Kunden ab und erinnert
- Auftrags-Agentgibt dem Monteur Adresse, Fotos und Notizen mit
- Meister oder Bürogibt den Wochenplan frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Telefonate zur Terminabstimmung
- Monteure fahren mit allen Infos los
- Weniger verpasste Termine
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Materialliste und Bestellung
Aus dem Auftrag entsteht eine Materialliste. Das Team gleicht sie mit dem Lager ab, bereitet die Bestellung vor und prüft die Lieferung.
AuslöserAuftrag erteilt oder Termin eingeplantErgebnisMaterial bestellt, Lieferung geprüft, auf Auftrag gebucht1Der Prozess
- 1Liste erstellen
- 2Lager prüfen
- 3Vorbereiten
- 4Freigeben
- 5Lieferung prüfen
- 6Buchen
2Das Agenten-Team
- Material-Agentmacht aus dem Auftrag eine Materialliste
- Lager-Agentprüft, was im Lager oder im Wagen liegt
- Bestell-Agentbereitet die Bestellung beim Großhändler vor
- Liefer-Agentgleicht Lieferschein und Bestellung ab
- Meister oder Inhabergibt jede Bestellung frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Monteure fahren nicht ohne Material los
- Fehlmengen fallen vor dem Termin auf
- Material landet auf der Rechnung
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Rechnung und offene Posten
Aus Stundenzetteln, Material und Auftrag entsteht der Rechnungsentwurf. Bleibt die Zahlung aus, liegt eine freundliche Erinnerung bereit.
AuslöserAuftrag erledigt, Stundenzettel abgegebenErgebnisRechnung verschickt, Zahlung im Blick1Der Prozess
- 1Stunden erfassen
- 2Entwurf schreiben
- 3Abgleichen
- 4Freigeben
- 5Zahlung prüfen
- 6Erinnern
2Das Agenten-Team
- Stunden-Agentliest Stundenzettel und Sprachnotizen der Monteure
- Rechnungs-Agentschreibt den Entwurf aus Auftrag, Stunden und Material
- Prüf-Agentvergleicht die Rechnung mit Angebot und Aufmaß
- Zahlungs-Agentgleicht Zahlungen ab und entwirft Erinnerungen
- Inhabergibt Rechnungen und Erinnerungen frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Rechnung geht raus, solange alles frisch ist
- Kein Material fehlt auf der Rechnung
- Offene Posten bleiben nicht liegen
Rechnungen und Erinnerungen gehen nur nach deiner Freigabe raus – gerade bei Stammkunden.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch eine normale Woche: Wo geht Zeit für Anrufe, Angebote, Termine, Material und Rechnungen drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Anfragen und Rückrufe sortieren. Der Ablauf ist klar, die Anfragen kommen ohnehin rein, und du merkst den Unterschied schon in der ersten Woche.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Betrieb achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Handwerksbetriebe – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Fotos aus Kundenwohnungen
- Kundendaten bleiben bei dir
- Keine privaten Handys als Ablage
- Preis und Gewährleistung bleiben bei dir
- KI-Kompetenz im Team
- Offen sagen, wenn KI antwortet
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Handwerksbetriebe
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Anfragen und Rückrufe sortieren4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Angebot aus Kundenfotos5 Agenten · Ziel: Assistent
- Termine mit Kunden und Monteuren3 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Materialliste und Bestellung4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Rechnung und offene Posten4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.