01 Ausgangslage
Kennst du das?
Bei IT-Dienstleistern und Systemhäusern steckt viel Zeit in der Arbeit rund um die Technik: Tickets sortieren, Warnmeldungen sichten, Konten anlegen, Laufzeiten nachhalten und Leistungen abrechnen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der kniffligen Fehlersuche, sondern bei allem, was sie begleitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen IT-Dienstleister bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Montagmorgen: erst mal die Warnmeldungen vom Wochenende durchklicken“
- „„Drucker geht nicht“ – und sonst steht nichts im Ticket“
- „Die Lizenz ist abgelaufen, und der Kunde merkt es zuerst“
- „Der neue Mitarbeiter beim Kunden fängt morgen an – ohne Konto“
- „Leistungsnachweise am Monatsende sind Puzzlearbeit“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Systemhaus.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Tickets vorsortieren
Jedes neue Ticket bekommt Kunde, Kategorie, Priorität und die passende Person – fehlende Infos fragt das Team gleich beim Anwender nach.
AuslöserNeues Ticket per Mail, Portal oder TelefonErgebnisTicket vollständig, priorisiert und zugewiesen1Der Prozess
- 1Ticket lesen
- 2Einordnen
- 3Nachfragen
- 4Lösung vorschlagen
- 5Zuweisen
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest das Ticket und erkennt Kunde und Anliegen
- Sortier-Agentsetzt Kategorie und Priorität nach euren Regeln
- Rückfrage-Agentfragt fehlende Infos beim Anwender nach
- Lösungs-Agentschlägt Lösungen aus ähnlichen Tickets vor
- Dispo-Agentweist das Ticket der passenden Person zu
- Support-Leitungsieht nur Ausnahmen und kritische Tickets
3Orchestrierung
Was es bringt
- Tickets kommen vollständig beim Techniker an
- Prioritäten nach SLA statt nach Gefühl
- Weniger Unterbrechungen für die Erfahrenen
Use-Case 2 · Ziel: Assistent
Warnmeldungen sichten
Das Team bündelt Meldungen aus Monitoring und Backup, erkennt Doppelte und bekannte Ursachen und legt nur für echte Probleme ein Ticket an.
AuslöserNeue Warnmeldung aus Monitoring oder BackupErgebnisEchte Probleme als Ticket, der Rest gebündelt1Der Prozess
- 1Sammeln
- 2Bündeln
- 3Einschätzen
- 4Ticket anlegen
- 5Eingreifen
- 6Wochenbericht
2Das Agenten-Team
- Sammel-Agentbündelt Meldungen je Kunde und System
- Muster-Agenterkennt Doppelte, Wiederholer und bekannte Ursachen
- Prio-Agentschätzt ein, was dringend ist
- Ticket-Agentlegt Tickets mit Verlauf und Vorschlag an
- Technikentscheidet über jeden Eingriff beim Kunden
3Orchestrierung
Was es bringt
- Echte Probleme fallen sofort auf
- Kein Durchklicken harmloser Meldungen
- Wiederkehrende Ursachen werden sichtbar
Die Agenten lesen Meldungen, ändern aber nichts an Kundensystemen. Eingriffe macht ein Techniker.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Ein- und Austritte beim Kunden
Neue Mitarbeiterin beim Kunden? Das Team erstellt die Checkliste für Konten, Lizenzen und Hardware – umgesetzt wird erst nach Freigabe.
AuslöserKunde meldet einen Eintritt oder AustrittErgebnisKonten, Lizenzen, Geräte erledigt und dokumentiert1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Checkliste
- 3Bestand prüfen
- 4Freigeben
- 5Umsetzen
- 6Dokumentieren
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Name, Rolle, Datum und Wünsche aus
- Plan-Agenterstellt die Checkliste nach dem Standard des Kunden
- Bestands-Agentprüft freie Lizenzen und Geräte
- Doku-Agenthält die Kundendokumentation aktuell
- Technikprüft die Rechte und gibt jede Änderung frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Neue Leute können am ersten Tag arbeiten
- Beim Austritt bleibt kein Konto offen
- Die Doku ist nach jedem Wechsel aktuell
Agenten bekommen nur die Rechte, die sie brauchen. Jede Änderung am Kundensystem gibt ein Techniker frei.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Lizenzen und Verlängerungen
Lizenzen, Wartungsverträge, Garantien und Zertifikate im Blick: Das Team meldet rechtzeitig, was ausläuft, und bereitet das Angebot vor.
AuslöserEine Laufzeit endet in 60 TagenErgebnisVerlängerungsangebot beim Kunden, nichts läuft ab1Der Prozess
- 1Laufzeiten prüfen
- 2Bedarf abgleichen
- 3Angebot erstellen
- 4Freigeben
- 5Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Laufzeit-Agentkennt alle Laufzeiten je Kunde
- Bedarfs-Agentprüft, was der Kunde wirklich nutzt
- Angebots-Agenterstellt das Angebot mit aktuellen Preisen
- Nachfass-Agentfasst nach und erinnert vor Ablauf
- Vertriebprüft Angebot und Preise und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Nichts läuft unbemerkt ab
- Kunden zahlen nur, was sie nutzen
- Verlängerungen rechtzeitig statt hektisch
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Leistungsnachweise am Monatsende
Zeiten aus Tickets, Einsätzen und Projekten werden je Kunde gesammelt, mit Vertrag und Kontingent abgeglichen und abrechnungsfertig gemacht.
AuslöserMonatsendeErgebnisLeistungsnachweis je Kunde, Rechnung zur Freigabe1Der Prozess
- 1Zeiten sammeln
- 2Prüfen
- 3Nachfragen
- 4Abgleichen
- 5Nachweis erstellen
- 6Freigeben
2Das Agenten-Team
- Zeit-Agentsammelt Zeiten aus Tickets und Projekten
- Prüf-Agentmarkiert unklare und fehlende Einträge
- Vertrags-Agentgleicht mit Kontingent und Vertrag ab
- Nachweis-Agenterstellt Nachweis und Rechnungsentwurf
- Geschäftsführungklärt Ausnahmen und gibt die Rechnungen frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Puzzlearbeit am Monatsende
- Erbrachte Leistung wird auch berechnet
- Nachweise, die Kunden verstehen
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch eine Woche: Wo geht Zeit für Tickets, Warnungen, Lizenzen und Abrechnung drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief, Rechten und Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Tickets vorsortieren. Die Agenten ändern nichts an Kundensystemen, die Regeln stehen in euren SLAs, und die Technik merkt es ab dem ersten Tag.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Systemhaus achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für IT-Dienstleister und Systemhäuser – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- So wenig Rechte wie nötig
- Änderungen gibt ein Mensch frei
- Kundendaten nur mit AVV
- Alles nachvollziehbar
- Sag, wenn ein Agent schreibt
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für IT-Dienstleister und Systemhäuser
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Tickets vorsortieren5 Agenten · Ziel: Autopilot
- Warnmeldungen sichten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Ein- und Austritte beim Kunden4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Lizenzen und Verlängerungen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Leistungsnachweise am Monatsende4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.