01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Spedition und Logistik steckt viel Zeit in der Arbeit rund um den Transport: Aufträge abtippen, Frachtanfragen kalkulieren, Statusfragen beantworten, Schäden aufnehmen und Rechnungen von Frachtführern prüfen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht beim Disponieren, sondern bei allem, was die Disposition aufhält.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Speditionen und Logistiker bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Der Transportauftrag kommt als PDF und wird abgetippt“
- „Die Frachtanfrage liegt seit gestern ohne Preis“
- „Schon wieder ruft jemand an: Wann kommt meine Lieferung?“
- „Die Palette kam beschädigt an – wo sind die Fotos?“
- „Die Rechnung vom Frachtführer passt nicht zum Auftrag“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Spedition.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Transportaufträge erfassen
Aufträge per E-Mail, PDF oder Excel werden ausgelesen, geprüft und im Transportsystem angelegt. Unklares geht an die Disposition.
AuslöserTransportauftrag per E-Mail, PDF oder ExcelErgebnisAuftrag im TMS, Bestätigung an den Kunden1Der Prozess
- 1Auftrag lesen
- 2Prüfen
- 3Nachfragen
- 4Anlegen
- 5Bestätigen
- 6Ausnahmen
2Das Agenten-Team
- Lese-Agentliest Lade- und Entladestelle, Termine und Ware aus
- Prüf-Agentprüft Adressen, Zeitfenster und Pflichtangaben
- Auftrags-Agentlegt den Auftrag im Transportsystem an
- Antwort-Agentbestätigt dem Kunden die Übernahme
- Dispositionklärt nur Sonderfälle und Gefahrgut
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Abtippen von Aufträgen mehr
- Lücken im Auftrag fallen sofort auf
- Mehr Zeit für die Tourenplanung
Gefahrgut-Aufträge legt der Agent nie allein an. Die Prüfung bleibt bei geschulten Menschen.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Frachtanfragen kalkulieren
Bei Preisanfragen sammelt das Team Strecke, Gewicht und Ladungsart, rechnet nach deinem Tarif vor und legt den Entwurf zur Freigabe bereit.
AuslöserPreisanfrage per E-Mail, Portal oder TelefonnotizErgebnisAngebot zur Freigabe, Nachfassen geplant1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Kalkulieren
- 3Kapazität prüfen
- 4Angebot schreiben
- 5Freigeben
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Strecke, Gewicht, Maße und Termin aus
- Tarif-Agentrechnet nach Tarif, mit Zuschlägen und Maut
- Laderaum-Agentprüft freie Kapazität und passende Touren
- Angebots-Agentschreibt das Angebot nach eurer Vorlage
- Nachfass-Agentfragt nach, wenn keine Antwort kommt
- Disposition oder Vertriebprüft den Preis und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller von der Anfrage zum Preis
- Kalkulation nach einheitlichen Regeln
- Keine Anfrage bleibt liegen
Frachtraten sind Geschäftsgeheimnis. Den Preis nennst du, nicht der Agent.
Use-Case 3 · Ziel: Autopilot
Sendungsstatus und Avis
Fragen nach dem Liefertermin beantwortet das Team selbst, Zustellungen werden avisiert und Verspätungen gemeldet, bevor jemand anruft.
AuslöserStatusanfrage oder Zustellung am nächsten TagErgebnisKunde informiert, Termin bestätigt, Verzug gemeldet1Der Prozess
- 1Anfrage erkennen
- 2Status holen
- 3Antworten
- 4Avisieren
- 5Verzug melden
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agenterkennt Sendung und Frage, in jeder Sprache
- Status-Agentholt Status und Ankunftszeit der Sendung
- Avis-Agentstimmt Zeitfenster mit dem Empfänger ab
- Verzugs-Agentmeldet Verspätungen an Kunde und Disposition
- Dispositionkümmert sich nur um Ausnahmen und Beschwerden
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Anrufe in der Disposition
- Empfänger wissen, wann die Ware kommt
- Verspätungen sind früh bekannt
Standortdaten nur für die Sendung nutzen, nicht zur Kontrolle von Fahrern. Betriebsrat einbinden.
Use-Case 4 · Ziel: Assistent
Schäden und Abweichungen
Beschädigte Ware, Fehlmengen oder Ablieferhindernisse werden mit Fotos erfasst, dem Auftrag zugeordnet und für die Klärung vorbereitet.
AuslöserFahrer oder Lager meldet Schaden oder FehlmengeErgebnisVollständige Schadenakte, Meldung als Entwurf1Der Prozess
- 1Meldung aufnehmen
- 2Zuordnen
- 3Fristen prüfen
- 4Akte erstellen
- 5Bewerten
- 6Melden
2Das Agenten-Team
- Erfassungs-Agentnimmt Fotos, Sprachnachricht und Angaben auf
- Auftrags-Agentfindet Auftrag, Ablieferbeleg und Beteiligte
- Fristen-Agentträgt Fristen für Meldungen ein
- Schaden-Agentstellt die Akte zusammen und entwirft die Meldung
- Schadenbearbeitungbewertet den Fall und schickt die Meldung ab
3Orchestrierung
Was es bringt
- Fotos und Belege sind sofort beisammen
- Meldefristen gehen nicht unter
- Jede Schadenakte ist vollständig
Haftung und Fristen hängen vom Vertrag ab (z. B. HGB, CMR, ADSp). Das bewertet ein Mensch.
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Frachtführer-Rechnungen prüfen
Rechnungen von Subunternehmern werden mit Auftrag, vereinbartem Preis und Ablieferbeleg verglichen. Passt alles, liegt die Zahlung bereit.
AuslöserRechnung eines Frachtführers eingegangenErgebnisRechnung zur Zahlung bereit oder Abweichung geklärt1Der Prozess
- 1Rechnung lesen
- 2Preis abgleichen
- 3Leistung prüfen
- 4Rückfrage
- 5Freigeben
- 6Übergeben
2Das Agenten-Team
- Rechnungs-Agentliest Positionen, Beträge und Auftragsbezug
- Abgleich-Agentvergleicht mit Auftrag, Preis und Zuschlägen
- Beleg-Agentprüft Ablieferbeleg und Standzeiten
- Klärungs-Agententwirft bei Abweichung die Rückfrage
- Buchhaltunggibt Zahlung und Rückfragen frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Jede Rechnung geprüft statt Stichproben
- Doppelte Zuschläge fallen auf
- Klärung mit Frachtführern geht schneller
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch Disposition und Abrechnung: Wo kosten Aufträge, Anfragen, Statusfragen und Schäden Zeit?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Transportaufträge erfassen. Die Aufträge liegen digital vor, die Regeln sind klar, und die Disposition merkt den Unterschied schon in der ersten Woche.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Spedition achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Logistik und Spedition – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Frachtraten sind Geschäftsgeheimnis
- Empfängerdaten zweckgebunden
- Fahrerdaten mit Augenmaß
- Preise und Haftung beim Menschen
- Gefahrgut und Zoll nur mit Fachleuten
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Logistik und Spedition
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Transportaufträge erfassen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Frachtanfragen kalkulieren5 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Sendungsstatus und Avis4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Schäden und Abweichungen4 Agenten · Ziel: Assistent
- Frachtführer-Rechnungen prüfen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
Guide kostenlos anfordern
Trag deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst einen Bestätigungslink und danach direkt das PDF.
Dein erster KI-Agent – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.