01 Ausgangslage
Kennst du das?
In der Zeitarbeit und im Recruiting zählt der persönliche Draht zu Bewerbenden und Kunden. Trotzdem verschwindet viel Zeit in Stundenzetteln, Bedarfen, Profilen, Terminen und Bewerbungen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der Entscheidung über Menschen, sondern bei allem, was sie vorbereitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Personaldienstleister bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Stundenzettel kommen als Foto und werden abgetippt“
- „Jedes Profil muss ins Kundenformat“
- „Kundenbedarfe kommen als vage Telefonnotiz“
- „Für einen Gesprächstermin telefonierst du dreimal hinterher“
- „Bewerbungen liest du abends, weil tagsüber das Telefon klingelt“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Unternehmen.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Stundenzettel erfassen
Stundenzettel als Foto, Scan oder PDF werden ausgelesen, mit dem Einsatzplan abgeglichen und Lücken nachgefordert – vor der Abrechnung.
AuslöserStundenzettel kommt per App, Mail oder FotoErgebnisStunden erfasst, Lücken geklärt, bereit für Abrechnung1Der Prozess
- 1Einlesen
- 2Abgleichen
- 3Nachfordern
- 4Ausnahmen klären
- 5Übergeben
2Das Agenten-Team
- Lese-Agentliest Stunden, Pausen und Unterschrift aus
- Abgleich-Agentvergleicht mit Einsatzplan und Kundenauftrag
- Nachfass-Agentfordert fehlende Zettel und Unterschriften an
- Übergabe-Agentübergibt geprüfte Stunden an Lohn und Rechnung
- Dispositionklärt nur die Ausnahmen
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Abtippen von Stundenzetteln
- Lücken fallen vor der Abrechnung auf
- Weniger Hinterhertelefonieren
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Vom Kundenbedarf zur Anzeige
Aus Telefonnotiz oder Mail des Kunden wird ein klares Anforderungsprofil – und daraus Stellenanzeigen für eure Kanäle.
AuslöserKunde meldet Bedarf per Telefon oder MailErgebnisProfil bestätigt, Anzeigen bereit zum Start1Der Prozess
- 1Notiz lesen
- 2Profil anlegen
- 3Nachfragen
- 4Anzeige schreiben
- 5Neutral prüfen
- 6Freigeben
2Das Agenten-Team
- Bedarfs-Agentmacht aus Notizen ein Anforderungsprofil
- Rückfrage-Agenterkennt Lücken und fragt beim Kunden nach
- Anzeigen-Agentschreibt Anzeigen für Website und Jobbörsen
- Prüf-Agentprüft Anzeigen auf neutrale Sprache (AGG)
- Personalberatungbestätigt das Profil und gibt Anzeigen frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Klare Profile statt vager Notizen
- Anzeigen schneller online
- Neutrale Sprache in jeder Anzeige
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Profile im Kundenformat
Lebensläufe werden in euer einheitliches Profil gebracht, Kontaktdaten auf Wunsch entfernt – ein Mensch prüft vor dem Versand.
AuslöserKandidat soll einem Kunden vorgestellt werdenErgebnisProfil im Kundenformat, geprüft und verschickt1Der Prozess
- 1Unterlagen lesen
- 2Profil füllen
- 3Anonymisieren
- 4Prüfen
- 5Versenden
2Das Agenten-Team
- Lese-Agentliest Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise aus
- Profil-Agentfüllt euer Profil-Layout oder die Kundenvorlage
- Anonym-Agententfernt Kontaktdaten und nicht nötige Angaben
- Versand-Agentschickt das Profil und dokumentiert den Vorschlag
- Personalberatungprüft jedes Profil vor dem Versand
3Orchestrierung
Was es bringt
- Einheitliche Profile ohne Abtippen
- Keine Kontaktdaten aus Versehen
- Schneller beim Kunden
Profile nur an Kunden schicken, wenn die Kandidaten dem zugestimmt haben.
Use-Case 4 · Ziel: Autopilot
Termine mit Kandidaten
Steht fest, wer eingeladen wird, koordiniert das Team die Termine, erinnert alle Beteiligten und hält Bewerbende auf dem Laufenden.
AuslöserDu entscheidest: Kandidat wird eingeladenErgebnisTermin steht, alle erinnert, Status aktuell1Der Prozess
- 1Einladen
- 2Termin finden
- 3Bestätigen
- 4Erinnern
- 5Status pflegen
2Das Agenten-Team
- Termin-Agentbietet freie Zeiten an und bucht den Termin
- Info-Agentschreibt Einladung, Anfahrt und Statusnachrichten
- Nachhalte-Agenterinnert vor dem Termin und fragt nach
- Status-Agenthält den Stand im Bewerbermanagement aktuell
- Personalberatungentscheidet, wer eingeladen wird, und führt das Gespräch
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Telefon-Pingpong für Termine
- Weniger verpasste Gespräche
- Bewerbende wissen, wie es steht
Zu- und Absagen entscheidet immer ein Mensch. Der Agent verschickt nur, was entschieden ist.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Bewerbungen vorsortieren
Das Team fasst eingehende Bewerbungen zusammen und zeigt, welche Anforderungen belegt sind. Wer weiterkommt, entscheidet ein Mensch.
AuslöserNeue Bewerbungen auf eine StelleErgebnisKurzprofil je Bewerbung für deine Entscheidung1Der Prozess
- 1Einlesen
- 2Ausblenden
- 3Abgleichen
- 4Zusammenfassen
- 5Entscheiden
- 6Stichprobe
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest Bewerbung und Unterlagen vollständig ein
- Fairness-Agentblendet Merkmale aus, die nicht zählen dürfen
- Abgleich-Agentzeigt, welche Anforderungen belegt sind
- Text-Agentschreibt eine kurze, neutrale Zusammenfassung
- Personalberatungliest selbst und entscheidet über jede Bewerbung
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller Überblick bei vielen Bewerbungen
- Gleiche Kriterien für alle
- Mehr Zeit für Gespräche
Hochrisiko nach EU AI Act: Die Entscheidung trifft ein Mensch. Kriterien nach AGG festlegen und prüfen.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch Disposition und Recruiting: Wo geht Zeit für Stundenzettel, Profile und Bewerbungen drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Stundenzettel erfassen. Der Prozess ist klar, es geht nicht um die Auswahl von Menschen, und Disposition wie Lohn merken es bei der ersten Abrechnung.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Unternehmen achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Personaldienstleister – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Über Menschen entscheidet ein Mensch
- Bewerberauswahl ist Hochrisiko
- Fair nach dem AGG
- Bewerberdaten schützen
- Offen mit Bewerbenden umgehen
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Personaldienstleister
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Stundenzettel erfassen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Vom Kundenbedarf zur Anzeige4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Profile im Kundenformat4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Termine mit Kandidaten4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Bewerbungen vorsortieren4 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
Guide kostenlos anfordern
Trag deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst einen Bestätigungslink und danach direkt das PDF.
Dein erster KI-Agent – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.