01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Arzt- und Therapiepraxen steckt viel Zeit in der Arbeit rund um die Behandlung: Telefon, Rezeptwünsche, Befundpost, Arztbriefe und die Abrechnung. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei Diagnose und Therapie, sondern bei allem, was drumherum anfällt.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Praxen bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Das Telefon klingelt durch, das Wartezimmer ist voll“
- „Rückrufbitten landen auf Zetteln und gehen unter“
- „Folgerezepte und Überweisungen blockieren den Empfang“
- „Befunde kommen per Fax, Post und KIM – und liegen überall“
- „Arztbriefe diktierst du abends nach der Sprechstunde“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Praxis.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Anrufe und Rückrufliste
Jedes Anliegen vom Telefon landet sortiert auf der Rückrufliste – Dringendes zuerst, Rezeptwünsche gleich an die richtige Stelle.
AuslöserAnruf bei besetzter Leitung oder außerhalb der SprechzeitErgebnisRückrufliste sortiert, Rezept- und Terminwünsche verteilt1Der Prozess
- 1Anruf annehmen
- 2Anliegen erkennen
- 3Patient finden
- 4Dringendes melden
- 5Liste führen
- 6Zurückrufen
2Das Agenten-Team
- Telefon-Agentnimmt das Anliegen und die Rückrufnummer auf
- Sortier-Agenterkennt: Termin, Rezept, Befundfrage oder Sonstiges
- Patienten-Agentfindet den Patienten über Name und Geburtsdatum
- Listen-Agentführt die Rückrufliste und meldet, was offen ist
- MFA am Empfangarbeitet die Rückrufliste ab und klärt Ausnahmen
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Rückruf geht mehr verloren
- Keine Zettelwirtschaft am Empfang
- Dringendes landet sofort beim Team
Notfälle erkennt kein Agent sicher. Die Ansage verweist auf 112 und den Bereitschaftsdienst 116117.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Folgerezepte und Überweisungen
Folgerezept oder Überweisung liegen vorbereitet in der Praxissoftware. Die Ärztin prüft und signiert, der Patient bekommt Bescheid.
AuslöserRezept- oder Überweisungswunsch per Telefon, Mail oder WebErgebnisEntwurf im PVS, nach Signatur Patient informiert1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Akte prüfen
- 3Entwurf anlegen
- 4Prüfen, signieren
- 5Bescheid geben
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Patient, Medikament oder Fachrichtung aus
- Akten-Agentprüft Dauermedikation, letzten Besuch und Karte
- Entwurfs-Agentlegt Rezept oder Überweisung als Entwurf an
- Info-Agentsagt dem Patienten Bescheid, wenn alles bereitliegt
- Ärztin oder Arztprüft jeden Entwurf und signiert
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Rezeptfragen am Tresen
- Entwürfe vollständig auf einen Blick
- Patienten wissen, wann alles bereitliegt
Ob ein Rezept oder eine Überweisung ausgestellt wird, entscheidest du. Die Agenten bereiten nur vor.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Befunde und Arztpost zuordnen
Laborwerte, Arztbriefe und Faxe landen in der richtigen Patientenakte – und was das Labor als auffällig markiert, siehst du zuerst.
AuslöserNeuer Befund per KIM, Fax, Scan oder Labor-SchnittstelleErgebnisIn der Akte, Auffälliges oben, Ärztin informiert1Der Prozess
- 1Eingang lesen
- 2Patient zuordnen
- 3Unsicheres klären
- 4Ablegen
- 5Hervorheben
- 6Bewerten
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest Absender, Patient, Datum und Art des Dokuments
- Zuordnungs-Agentfindet die passende Patientenakte
- Ablage-Agentbenennt das Dokument und legt es in die Akte
- Hinweis-Agentzeigt, was Labor oder Absender hervorheben
- Praxisteambestätigt unsichere Zuordnungen, die Ärztin bewertet
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Befund bleibt im Faxfach liegen
- Auffälliges liegt zuerst auf dem Tisch
- Einheitliche Ablage in jeder Akte
Der Agent bewertet keine Befunde. Er zeigt nur, was Labor oder Absender markiert haben.
Use-Case 4 · Ziel: Assistent
Arztbrief und Therapiebericht
Aus Diktat, Stichpunkten und Akte wird ein Entwurf für Arztbrief oder Therapiebericht, in deinem Stil. Du prüfst und unterschreibst.
AuslöserDiktat oder Stichpunkte nach der BehandlungErgebnisBriefentwurf zur Prüfung, nach Freigabe verschickt1Der Prozess
- 1Diktat erfassen
- 2Akte ergänzen
- 3Entwurf schreiben
- 4Prüfen
- 5Versenden
2Das Agenten-Team
- Diktat-Agentmacht aus Sprachaufnahme oder Stichpunkten Text
- Akten-Agentholt Diagnosen, Medikation und Befunde aus der Akte
- Brief-Agentschreibt den Entwurf nach deiner Vorlage
- Versand-Agentverschickt den freigegebenen Brief
- Ärztin oder Arztprüft jeden Satz, ergänzt und unterschreibt
3Orchestrierung
Was es bringt
- Briefe gehen schneller raus
- Weniger Schreibarbeit am Abend
- Einheitlicher Aufbau in jedem Brief
Inhalt und Diagnosen verantwortest du. Nur Dienste mit AVV und Verschwiegenheitspflicht nutzen.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Quartalsabrechnung vorprüfen
Vor Quartalsende prüft das Team jeden Fall: Fehlt eine Diagnose, die Karte, eine Leistung? Korrigieren tut dein Team.
AuslöserZwei Wochen vor Quartalsende, danach wöchentlichErgebnisPrüfliste mit offenen Punkten je Fall und Ärztin1Der Prozess
- 1Fälle sammeln
- 2Lücken finden
- 3Leistungen prüfen
- 4Prüfliste
- 5Korrigieren
- 6Nachhalten
2Das Agenten-Team
- Fall-Agentgeht alle Behandlungsfälle des Quartals durch
- Regel-Agentprüft gegen eure Regeln und häufige Fehler
- Listen-Agentschreibt die Prüfliste und hält sie nach
- Abrechnungkorrigiert in der Software, die Ärztin bestätigt
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Hektik zum Quartalsende
- Fehler fallen vor der Abgabe auf
- Erbrachte Leistungen gehen nicht verloren
Abgerechnet wird nur, was erbracht und dokumentiert ist. Die Verantwortung bleibt bei der Praxis.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch einen Praxistag: Wo geht Zeit für Telefon, Rezepte, Befunde, Briefe und Abrechnung drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Anrufe und Rückrufliste. Der Agent trifft keine medizinischen Entscheidungen, der Ablauf ist klar, und dein Empfang spürt die Entlastung jeden Tag.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Praxis achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Arzt- und Therapiepraxen – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Schweigepflicht gilt auch für Technik
- Gesundheitsdaten besonders schützen
- Keine Diagnosen durch Agenten
- Offen sagen, wenn KI antwortet
- Nachrichten nur mit Einwilligung
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Arzt- und Therapiepraxen
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Anrufe und Rückrufliste4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Folgerezepte und Überweisungen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Befunde und Arztpost zuordnen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Arztbrief und Therapiebericht4 Agenten · Ziel: Assistent
- Quartalsabrechnung vorprüfen3 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
Guide kostenlos anfordern
Trag deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst einen Bestätigungslink und danach direkt das PDF.
Dein erster KI-Agent – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.